日報の書き方

日報を書いて成果を上げるために必要な3つのポイント

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会社で社員に業務日報を書かせているという経営者の方は多いでしょう。

しかし、その業務日報、成果につながっていますか?

書かされる側からしてみれば、「日報なんて意味がない」と思っているかもしれませんよ。

日報は書かせることが目的ではなく、成果を上げるためのツールのはず。

日報を書かせているのに、成果が上がらないという場合、一体何が問題なのでしょうか?

ここでは、日報を書かせているのに、一向に業績が上がらないという経営者に見直していただきたい3つのポイントについてお伝えします。

 

日報は「キング・オブ・無駄」?

経営コンサルタントの中には「業務日報なんて必要ない!キング・オブ・無駄!」と主張する人もいます。

特に営業職であれば、目標予算を達成することが仕事です。目標予算を達成しなければ仕事をしたとはいえないでしょう。

目標予算を達成するために、「1日何をやったか」が書かれた営業日報をどれだけ眺めてみても、新しいアイデアは浮かんできません。

また、営業の仕事は1年間の目標予算を達成させたかどうかを見るべきなのに、今日1日何をやったかという日報を作成していると、日報を作成しただけで1日の仕事をやり遂げた気分になる、というのが日報が不要な理由だそうです。

なるほど!と思った経営者さん、危ないですよ。

 

日報の前に大切なもの

日報って独立したものとして考えていませんか?日報というのは、年間計画、月間計画があってこその日報です。

年間計画を達成するために、今月何をするか、来月には何をするかということを考えるはずです。

そして年間計画に従ってできた今月の予算や目標やテーマを達成するために、日々の行動を記録し振り返るためのツールが日報です。

仕事の成果というのはどこの会社でも1年を単位として考えているところが多いのではないでしょうか?

四半期で決算をしているところもあるでしょうが、1年での成果というのが評価の基準でしょう。

年間計画、月間計画と連動させずに「1日何をやったか」記録するものとして日報を考えているとしたら、それは確かに意味のない日報です。

日報を機能させるには、「年間計画」が会社や部署で共有され、年間計画を達成するための「月間計画」があり、月間の目標を達成するための日々の状況を進捗管理するのが「日報」です。

今日1日何をやったかという日報を作成することは非常に重要であります。それが月間目標、年間目標に近づく行動であったかどうかを振り返るために。

日報を書く前には、「年間計画」「月間計画」の2つが明確になっていることが必須です。

日報を活用するには

①年間計画が明確になっているか?

②年間計画を達成するための月間目標があるか?

まずこの2点がそろっているか見直してみてください。

 

年間計画、月間計画よりもっと大切なもの

日報を書くことは月間目標、年間目標を達成するために必須の作業です。しかし、「年間計画」「月間計画」「日報」が連動していたとしても、まだ不足しているものがあります。

それは「ビジョン」です。

その「年間計画」はなぜ達成されなければならないのか?それを達成したらどうなるのか?という未来のイメージがなければ、日報は「書かされ仕事」になってしまうでしょう。

人間、意味のないことを続けることができるほど意志は強くありません。

「何のためにやっているのか?」「これをやるとどうなるのか?」これらのイメージを鮮明に描かせることが、日報を意義あるものにするために最も重要なことなのです。

ビジョンがなければ、日報は無機質なものとなりますが、ビジョンがはっきりしていて、そのイメージが魅力的なものであればあるほど、日報は温度のあるものになるでしょう。

ビジョン、年間計画、月間計画、この3つが日報を書いている人たちに理解されているかどうか?絶対に確認が必要であり、しかも折に触れてすり合わせる必要があります。

逆にこれができれば、日報は成果を上げるための最強ツールになることでしょう。



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