日報の書き方

日報を書くメリット -時間をマネジメントする-

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以前、日報を書くメリットとして「PDCAを高速で回せる」ということをお伝えしました。

日報はPDCAを高速で回すためのツール

PDCAを高速で回すためのツール

ここでは、さらに大きなメリットである「時間をマネジメント」しやすくなるということについてお伝えします。

 

日報はスケジュール帳ではない

時間をマネジメントするなんて、そんなの社会人の常識だろう!やってないやつのほうがおかいしよ。と言われるかもしれません。

しかし、多くの人は「時間管理」ではなく「スケジュール管理」しかしていません。

  • 〇時 A氏と打ち合わせ
  • 〇時 社内会議
  • 〇時 取引先訪問
  • 〇時 B氏と会食

という感じでスケジュール管理しかしていません。

もう少しレベルアップすると、このスケジュールを見ながら、「打ち合わせと会議の間に1時間あるから、ここで企画書の大枠を作っておくか」という感じでスキマ時間を見つけて、やるべき仕事を入れ込んでいくでしょう。

ただ、これもスケジュール管理の域を出ていません。

それでは「時間管理」とはどういうことなのでしょうか?

 

時間管理とは24時間の配分を把握すること

あなたは昨日の0時から24時までの24時間を、何にどれだけ使ったかを把握しているでしょうか?

睡眠に7時間使っていたとしたら、残りの17時間は?

8時間は仕事に使ったという場合、残りの9時間は?そして仕事に使った8時間の内訳は?どんな仕事に何分かかったのか?

人は成果を上げるために仕事をしているはずですが、実は、何も成果に貢献しないけれども無視することはできない種類のことに時間を費やしています。

情報収集と称したネットサーフィンなどはその典型でしょう。

世の中に有益な商品・サービスを提供して成果を上げるためには時間を必要とするわけですから、時間のマネジメントこそ、成果をあげるための第一条件でしょう。

時間は貯めることができず、誰にも24時間しかありません。この24時間の中で非生産的な仕事に使われている時間を極限まで減らせば、生産性はあがるのではないでしょうか?

 

日報は単位時間あたりの生産性を高めるためのツール

時間をマネジメントするための第一歩が「日報を書くこと」です。そして振り返る。

朝、日報に今日のスケジュールを書き込みます。そして実際の行動も時間の流れに沿って記入していきます。

このときのポイントは、夜まとめて振り返るのではなく、ひとつの予定が終わったら、その都度記入するということです。

最初の予定とは時間がずれることもあるでしょう。1時間で終わると思っていた会議が2時間になるかもしれません。

1時間でできると思っていた資料作成が2時間かかるかもしれません。

何に何時間かかったか?忘れないうちに記入します。

人間は忘れる生き物ですから、「後でまとめて」と思っていたら、高い確率で何時に何をしていたかを忘れてしまいます。

24時間の内訳を具体的に把握できるようにします。そして当日の夜でも翌日の朝でもよいので見返します。

何を見返すかというと、「非生産的なものに奪われた時間がどれだけあるか」ということです。

仕事で成果を上げたいと思うなら、この非生産的な時間を極小化するべきでしょう。

日報を書くと時間の使い方がうまくなるのですが、それはこの非生産的な時間が減るからです。

そして何に何時間かかったか?を意識することで、「この会議資料作成は2時間で終わらせよう」という〆切意識が働き、単位時間あたりの生産性がアップします。

こうして1日の密度が高まっていきます。最初の頃は密度を高めて仕事をしようと意識すると、昼すぎにはヘロヘロになります。しんどいです。

でも、ここでやめてはもったいない!しんどいな~と思いながらも続けていると、昼すぎまでしか持たなかった集中力が15:00まで続くようになり、18:00まで続くようになり・・・

デフォルトで出せる力が上がっていくのです。

筋肉をつけようと、ベンチプレスをするとき、最初は30㎏くらいしかあがらなかったのが、続けていると60㎏、70㎏が普通にあげられるようになるのと同じです。

日報は書いたら振り返る。時間の使い方を振り返る。この繰り返しで、あなたの仕事力は格段にアップするでしょう。
 
 



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